Desafios do trabalho remoto

O desafio do trabalho remoto tem uma importante particularidade com relação às demais frentes de trabalho: enquanto a maioria das decisões corporativas devem centralizar o cliente, o trabalho remoto deve considerar (principalmente) fatores mais internos. As entregas e experiências com a marca não devem ser afetadas, no entanto o modo como a solução é construída sofrerá adaptações. Os principais desafios estarão relacionados, geralmente, aos seus processos, infraestrutura, comunicação, e o mais importante: pessoas.

Em um mundo onde transbordam tecnologias e ferramentas web favoráveis ao uso remoto (especialmente as plataformas SaaS), com um número crescente de empresas (notavelmente na área de TI) que nem sequer possuem hardware próprio para prestação de serviço, por que o trabalho remoto ainda encontra tanta resistência? Acreditamos que é uma questão de mentalidade: o trabalho local nutre uma série de conveniências e é facilmente entendido e controlado, é um modelo mental simples. Nada como, diante de uma dúvida urgente, você poder se levantar e interromper o colega que se senta na mesma sala.

Mas será que é o modelo mais eficiente?

E como, então, colocar a tecnologia disponível a serviço das pessoas, a fim de gerar produtividade?

As necessidades das pessoas que trabalham remoto

O trabalho remoto impõe algumas pressões particulares sobre o colaborador e a liderança, e assim surgem necessidades específicas. Da mesma forma, o trabalho local exerce funções latentes (necessidades que o trabalho acaba preenchendo) que precisam ser transferidas para o ambiente distribuído.

Abaixo, levantaremos algumas lacunas que devem ser preenchidas pelo novo modo de trabalho, e sugerimos algumas ferramentas para a tarefa (existem muitas outras). Ao final do artigo, disponibilizamos os links das ferramentas citadas.

Feedback de desempenho, reconhecimento: principalmente para colaboradores mais ambiciosos, este é um ponto muitas vezes essencial. Ferramentas online, gamification (Enerjoy) e comunicados (Feedz, Workstation) podem ser boas soluções, desde que haja adesão.

Compartilhamento de conhecimento (ajudar, ser ajudado), troca de informações, dúvidas: no dia-a-dia do escritório, é natural que as pessoas possam tirar suas dúvidas, alertar seus colegas ou indicar soluções de maneira direta, simplesmente pelo contato pessoal. No entanto, este tipo de gestão do conhecimento (apesar de simples e imediata) acaba restringindo o acesso à informação, não possui documentação e incentiva um sistema baseado na interrupção (ao ser questionado, o interlocutor é interrompido).

Existem diversas ferramentas de comunicação mais tradicionais que podem ajudar, como e-mail ou chat online (Slack, Rocket.chat, Skype). Uma boa pedida são salas de voz e vídeo (Meets, Discord), onde os colaboradores (ao menos dentro de uma mesma equipe) podem chamar reuniões ou simplesmente manter o microfone aberto. Outras opções são fóruns, gravação de vídeo (Loom é uma excelente e prática forma de gravar e compartilhar tutoriais e apresentações, por exemplo), a própria documentação nas etapas e cards (Pipefy, Trello, Wrike) ou sistema de “marcação” nas tasks (Asana e anteriores). Estas últimas opções (sistemas de gerenciamento de tasks) são praticamente indispensáveis e serão abordados novamente adiante.

Estrutura temporal, rotina, noção temporal: o trabalho local costuma ter horários mais definidos e fixos, além de uma rotina de deslocamento. Isto acaba fortalecendo uma noção de tempo muito importante para o ser humano: sabemos que horas são, quando devemos voltar do almoço, vemos as pessoas indo embora ao final do expediente. O trabalho remoto pode ocorrer em qualquer lugar, em clientes variados, no café, em casa, no coworking. Reuniões rotineiras, rituais (horário de almoço, início e finalização do expediente), controle de ponto online (aplicativos), agendas e calendários compartilhados (Google Calendar) ajudam a manter o “ritmo”.

Função social, compartilhamento regular de experiências, contatos, afiliação (comunidade): o trabalho pode ser o principal local para encontrar amigos e conhecidos, tornando o fator social a própria essência do trabalho que realizam. Muitas rotinas de trabalho remoto não permitem contatos regulares com um grupo definido de colegas de trabalho, o que realmente pode ser um problema. É bastante saudável que os colaboradores sejam incentivados a buscar hobbies e atividades não relacionadas ao emprego, mas a função social inevitavelmente também será exercida no ambiente de trabalho. Redes sociais profissionais (LinkedIn, Workplace, Feedz), interações sociais nas mídias (Instagram, Whatsapp), salas de voz e vídeo (o já mencionado Discord) são alternativas.

Outras necessidades (processo)

Mapeamento e visualização de processos, fluxos colaborativos, planejamentos (quadros e post-its na sede física): é muito fácil manter uma informação visível colando um cartaz na parede do escritório, ou compartilhar suas ideias rascunhando um modelo de processo no quadro à vista de todos. No mundo remoto, algumas ferramentas permitem a visualização e edição simultânea de informações visuais, como whiteboards colaborativos (Miro ou Mural) ou o GSuite (experimente o Google Drawings, por exemplo).

Visão ampla e em tempo real do processo, acompanhamento das métricas de desempenho, dados de apoio para decisões estratégicas: um grande desafio para a gestão remota é, além da própria gestão de pessoas, a visão do que está acontecendo no processo, possíveis problemas, em tempo real, e poder compartilhar a visualização com o time ou usá-la em decisões estratégicas. Existem boas ferramentas que facilitam a tarefa, ferramentas com relatórios integrados (Zendesk, no caso do atendimento), dashboards (Data Studio) e monitores de fluxo (incluindo aqui a nossa ferramenta Deskflows).

Organização de tarefas e projetos, priorização: deixar claro aos times quais são as tarefas a serem executadas e como devem ser priorizadas é um fator primário para a produtividade. Utilize ferramentas com monitoramento integrado (como o Zendesk), ferramentas de gerenciamento de tasks ou gerenciamento de projetos (Asana, Trello, Monday.com, Pipefy, Wrike).

Central de compartilhamento, documentação, repositório de arquivos, portabilidade: mesmo em um ambiente local, as informações devem permanecer acessíveis, seguras e compartilhadas corretamente entre os times e colaboradores. É fácil encontrar soluções já consolidadas, os repositórios em nuvem (Google Drive, GSuite, Dropbox, OneDrive, entre outros).

Confira na íntegra nosso Webinar sobre trabalho remoto aqui.

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Assim, nos organizando em torno dos desafios internos em direcionar o nosso trabalho ao modelo remoto, abordamos algumas ferramentas valiosas que podem ajudar muito no processo. É muito importante ressaltar, ainda, que toda tecnologia e toda ferramenta só será eficaz se adotada por uma liderança que saiba engajar e mostrar a importância do remoto no mundo cada vez mais dinâmico no qual vivemos.